Les congés payés constituent l’un des sujets les plus fréquents en matière de gestion du personnel. A l’approche de l’été, faisons le point sur les principales règles à connaître pour sécuriser vos pratiques.
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables, ou 2,08 jours ouvrés, de congés payés par mois travaillé et ce peu importe le type de contrat ou la durée de travail. Cela correspond à 5 semaines de congés par an.
Attention, certaines conventions collectives prévoient des jours supplémentaires.
Au même titre que les salariés en congés maternité ou paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption, ainsi que les salariés en congés payés ou en repos au titre des contreparties obligatoires, les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle dans la limite d’un an acquièrent également 2,5 jours ouvrables par mois.
A contrario, en arrêt de travail sans origine professionnelle, le salarié acquiert 2 jours de congés par mois.
Contrairement aux idées reçues, aucun salarié ne peut se voir refuser ses congés en raison d’une ancienneté inférieure à un an. En effet, les congés peuvent être pris dès l’embauche, dès lors que le salarié a cumulé suffisamment de jours.
Ces cinq semaines de congés payés sont découpées en deux parts inégales avec d’une part le congé principal de 4 semaines et la 5ème semaine de congés payés.
Le Code du travail prévoit que le congé principal doit obligatoirement être pris pendant la période allant du 1er mai au 31 octobre.
Durant cette période, le salarié doit bénéficier d’au moins deux semaines de congés consécutives.
Lorsque des jours de congés sont pris en dehors de cette période, le salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ».
Le salarié obtient 2 jours ouvrables supplémentaires lorsqu’il prend au moins 6 jours de congés en dehors de la période légale et un jour ouvrable supplémentaire lorsqu’il prend entre 3 et 5 jours en dehors de cette période.
Les jours correspondant à la cinquième semaine ne sont pas pris en compte pour le calcul de ces droits.
Si l’un de vos salariés ne souhaite pas prendre 4 semaines de congé durant cette période, il doit vous en faire la demande par écrit. Le salarié peut renoncer individuellement à ses jours de fractionnement. La demande de congés payés en dehors de la période légale peut contenir une clause indiquant que le salarié renonce à ses jours supplémentaires.
Si en principe la durée maximale d’un congé est de 4 semaines consécutives, il existe deux exceptions. Les salariés étrangers dont la famille est éloignée géographiquement peuvent poser 5 semaines consécutives afin de leur rendre visite.
Également, lorsque le salarié justifie de la présence au sein de son foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie dont il s’occupe, il peut bénéficier de ses 5 semaines consécutives.
Une autre question se pose souvent en pratique. En qualité d’employeur, pouvez-vous fermer l’entreprise pendant l’été et donc imposer des congés ?
La réponse est oui. Le Code du travail autorise l’employeur à imposer la prise des congés pendant une période de fermeture de l’établissement.
Dans cette situation, l’accord du salarié n’est pas nécessaire pour fractionner le congé principal. L’employeur peut donc décider d’une fermeture annuelle, par exemple trois semaines en août ou une semaine entre Noël et le jour de l’An.
Toutefois, certaines formalités doivent être respectées. Les salariés doivent être prévenus au moins 1 mois avant la fermeture. De plus, cette fermeture doit faire l’objet d’une consultation du comité social et économique lorsqu’il existe.
Lorsque vous avez accepté les congés de l’un de vos salariés, vous ne pouvez plus, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.
Une bonne anticipation du calendrier des congés permet généralement d’éviter les tensions dans l’entreprise tout en garantissant le respect des obligations légales.
Pour toute question, nos juristes sont à votre écoute !